Bonnes pratiques

Ces conseils viennent de l’expérience d’entreprises du bâtiment qui utilisent Neliox au quotidien. Ils vous aideront à gagner du temps et à éviter les erreurs courantes.

Organiser ses contacts

Typez vos contacts dès la création

Attribuez systématiquement un type (Client, Fournisseur, Prospect, Sous-traitant). Ça facilite le filtrage et évite de retrouver un fournisseur dans vos listes de facturation.

Renseignez le numéro de TVA

Pour les entreprises, le numéro de TVA permet :

La validation automatique via le registre BCE
La détection de doublons à l’import
L’envoi Peppol (identifiant réseau)

Utilisez les tags

Créez des tags métier pour segmenter vos contacts :

chauffage, plomberie, électricité (par corps de métier)
résidentiel, commercial, industriel (par type de projet)
zone-bruxelles, zone-wallonie (par zone géographique)

Nettoyez régulièrement

Archivez les contacts inactifs plutôt que de les supprimer
Vérifiez les doublons après un import
Mettez à jour les coordonnées quand un client vous signale un changement

Gérer ses documents

Un devis = un projet

Évitez de regrouper plusieurs projets dans un seul devis. Si le client accepte partiellement, vous ne pourrez pas convertir que les lignes acceptées.

Utilisez les sections

Pour les devis complexes, organisez vos lignes en sections avec des sous-totaux. Le client voit clairement ce qui coûte quoi :

[Section] Matériel
  - Chaudière murale XYZ
  - Kit raccordement
  [Sous-total] 3 450 €

[Section] Main d'œuvre
  - Installation (8h)
  - Mise en service
  [Sous-total] 1 200 €

Vérifiez le taux de TVA avant validation

Une fois validé, le document ne peut plus être modifié. Vérifiez systématiquement :

6% pour la rénovation (logement > 10 ans)
21% pour le neuf ou le commercial
Le taux est correct ligne par ligne

Dupliquez plutôt que recréer

Pour les devis similaires (même type d’installation, autre client) :

Ouvrez un devis précédent
Dupliquez-le
Changez le client et ajustez les quantités/prix

C’est 10x plus rapide que de tout recréer.

Numérotez proprement

Neliox numérote automatiquement à la validation. Ne validez pas un document “pour voir” — le numéro sera consommé.

Optimiser son planning

Un événement = une intervention

Créez un événement par intervention, pas un événement pour toute la journée. Ça donne une meilleure visibilité sur les créneaux disponibles.

Liez toujours au contact

Un événement lié à un contact permet de retrouver l’historique des interventions depuis la fiche client. Sans lien, l’information est perdue.

Utilisez les récurrences

Pour les entretiens annuels, créez une série récurrente plutôt que de recréer l’événement chaque année. Neliox gère automatiquement les dates.

Suivre ses paiements

Utilisez les communications structurées

Chaque facture a une OGM unique. Si vos clients la reprennent dans leur virement, le rapprochement bancaire est automatique. Affichez-la bien visible sur vos factures.

Importez vos relevés régulièrement

Un import bancaire hebdomadaire suffit pour :

Rapprocher automatiquement 80%+ des paiements
Identifier rapidement les impayés
Garder votre trésorerie à jour

Configurez les relances

Ne laissez pas les impayés s’accumuler. Configurez les relances automatiques :

Relance 1 : 7 jours après l’échéance (rappel courtois)
Relance 2 : 14 jours (rappel ferme)
Relance 3 : 30 jours (mise en demeure)

Gérer ses contrats de maintenance

Créez le contrat dès la signature

Ne reportez pas. Un contrat créé dès le départ :

Génère les rappels automatiquement
Pré-remplit les factures
Tient le registre d’interventions à jour

Activez la facturation automatique

Pour les contrats standards (montant fixe, fréquence régulière), activez la facturation automatique. Neliox crée le brouillon, vous n’avez qu’à valider.

Combinez avec le module Chauffage

Après chaque intervention d’entretien, importez le rapport de chauffage et liez-le au client. Vous construisez un historique complet de l’installation.

Erreurs à éviter

Erreur	Conséquence	Bonne pratique
Valider un devis “pour tester”	Numéro consommé, séquence brisée	Utilisez l’aperçu PDF avant de valider
Facturer à 21% au lieu de 6%	Trop-perçu TVA, avoir nécessaire	Vérifiez le taux avant validation
Ne pas importer les relevés bancaires	Impayés non détectés	Import hebdomadaire minimum
Contacts sans numéro de TVA	Pas de vérification BCE, pas de Peppol	Renseignez le TVA systématiquement
Planning sans lien au contact	Historique perdu	Toujours lier au client
Pas de tags sur les contacts	Filtrage impossible	Catégorisez dès l’import