Factures

Le module Factures vous permet de facturer vos clients, suivre les encaissements et créer des avoirs quand nécessaire.

Créer une facture

Depuis un devis accepté (recommandé)

1. Ouvrez le devis accepté
2. Cliquez sur Convertir en facture
3. Les lignes sont reprises automatiquement
4. Vérifiez et cliquez sur Valider

Depuis un contrat de maintenance

Les contrats avec facturation automatique génèrent un brouillon de facture à chaque échéance. Vous n’avez qu’à le valider.

Manuellement

1. Accédez à Documents → Nouvelle facture
2. Sélectionnez le client
3. Ajoutez vos lignes
4. Validez

Cycle de vie

Statut	Signification	Transitions possibles
Brouillon	En cours de rédaction, modifiable	→ Validé, Annulé
Validé	Numéro attribué (F-2026-0001)	→ Envoyé, Annulé
Envoyé	Transmise au client	→ Partiellement payé, Payé, Annulé
Partiellement payé	Acompte ou paiement partiel reçu	→ Payé, Annulé
Payé	Montant total encaissé	→ Annulé (exceptionnel)
En retard	Échéance dépassée, impayée	(statut calculé automatiquement)
Annulé	Facture annulée	—

Obligation légale

En Belgique, une facture validée ne peut pas être supprimée. Pour annuler ou corriger, vous devez créer un avoir (note de crédit).

Envoyer une facture

Par email

Cliquez sur Envoyer — le PDF est joint automatiquement.

Par Peppol (facturation électronique)

1. Cliquez sur Envoyer via Peppol
2. La facture est convertie au format UBL XML
3. Transmission via le réseau Peppol européen
4. Confirmation de livraison

L’envoi Peppol nécessite que le module soit activé et que le destinataire soit inscrit sur le réseau. Voir Module Peppol.

Enregistrer un paiement

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur Ajouter un paiement
3. Renseignez le montant, la date et le mode (virement, cash, carte)
4. Le statut se met à jour automatiquement

Les paiements suivent leur propre cycle :

Statut paiement	Description
Brouillon	Paiement enregistré, pas encore confirmé
Confirmé	Montant et méthode verrouillés
Alloué	Paiement affecté à une ou plusieurs factures
Annulé	Paiement annulé

À savoir

Après confirmation, le montant et la méthode de paiement ne peuvent plus être modifiés. Pour corriger, annulez le paiement et recréez-le.

Créer un avoir

Pour annuler ou corriger une facture validée :

1. Ouvrez la facture concernée
2. Cliquez sur Créer un avoir
3. L’avoir reprend les lignes de la facture d’origine
4. Validez et envoyez

Les avoirs sont numérotés séparément (A-2026-0001) et exportés avec un montant négatif en comptabilité.

Acomptes et factures finales

Pour les chantiers importants :

1. Créez une facture d’acompte (pourcentage ou montant fixe)
2. À la fin du chantier, créez la facture finale qui déduit les acomptes déjà versés

Relances automatiques

Les factures impayées peuvent être relancées automatiquement. Configurez :

• Le nombre de relances (1 à 3)
• L’intervalle entre chaque relance
• Le contenu des emails de relance

Consultez le module Paiements pour les détails.

Communication structurée (OGM)

Neliox génère automatiquement une communication structurée (+++XXX/XXXX/XXXXX+++) unique pour chaque facture. Quand votre client paie avec cette référence, le rapprochement bancaire est instantané.

Numérotation

• Format : F-2026-0001, F-2026-0002, …
• Séquence distincte des devis et avoirs
• Numérotation séquentielle garantie, conforme à la législation belge