Contrat d'entretien complet

Un contrat d’entretien bien géré, c’est du revenu récurrent et un client fidélisé. Voici le parcours complet dans Neliox.

Vue d’ensemble

Contrat créé → Planification intervention → Intervention réalisée → Rapport chauffage → Facture générée

Étape 1 : Créer le contrat

1. Maintenance → Nouveau contrat
2. Sélectionnez le client
3. Définissez :
   • Type de contrat (entretien chaudière, PAC, climatisation…)
   • Fréquence : mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel
   • Date de début et durée
   • Montant HTVA
4. Activez la facturation automatique si souhaitée

Le contrat passe en statut Actif.

Conseil métier

Pour les contrats d’entretien chaudière, la fréquence annuelle est la plus courante en Belgique. Créez vos contrats en début d’année et laissez Neliox gérer les rappels.

Étape 2 : Planifier l’intervention

Depuis le contrat ou depuis le Planning :

1. Créez un événement de type Maintenance
2. Liez-le au contrat et au client
3. Assignez un technicien
4. Définissez la date et la durée

L’intervention apparaît dans le calendrier du technicien. Un rappel automatique est envoyé 24h avant.

À savoir

Pour les contrats récurrents, vous pouvez créer des séries d’événements (récurrence annuelle par exemple). Chaque occurrence peut être déplacée individuellement sans affecter les autres.

Étape 3 : Réaliser l’intervention

Le technicien effectue l’entretien sur site. Sur le terrain, il peut :

• Consulter la fiche client et l’historique des interventions
• Voir les détails du contrat et de l’installation

Étape 4 : Rédiger le rapport de chauffage

Après l’intervention, si c’est un contrôle de chauffage :

1. Accédez à Chauffage → Importer un rapport
2. Chargez le rapport PDF du contrôle
3. Neliox extrait automatiquement les données (installation, résultat, défauts)
4. Liez le rapport au client

Le rapport est accessible depuis :

• La fiche du client
• L’événement de planning
• Le module Chauffage

Conseil métier

Combinez systématiquement le rapport de chauffage avec la fiche client. Lors du prochain appel du client, vous aurez tout l’historique sous les yeux.

Étape 5 : Facturer

Avec facturation automatique

30 jours avant l’échéance, Neliox :

1. Vous envoie un rappel
2. Le jour J, crée un brouillon de facture
3. Vous n’avez qu’à vérifier et valider

Sans facturation automatique

Créez manuellement la facture depuis le contrat ou via Documents → Nouvelle facture.

La facture porte la mention Issu d’un contrat d’entretien et est liée au contrat pour la traçabilité.

Étape 6 : Renouveler

À l’approche de l’échéance du contrat :

• Neliox affiche le contrat dans la section À renouveler du tableau de bord Maintenance
• Vous pouvez prolonger le contrat ou en créer un nouveau

Récapitulatif

Étape	Action	Module
1	Créer le contrat	Maintenance
2	Planifier l’intervention	Planning
3	Réaliser l’entretien	(terrain)
4	Importer le rapport chauffage	Chauffage
5	Valider la facture	Documents
6	Renouveler le contrat	Maintenance

Voir aussi

• Module Maintenance
• Module Chauffage
• Module Planning
• Module Factures